Recebi intimação da Receita Federal: os primeiros passos

Leia a intimação inteira no mesmo dia, anote a data de ciência e descubra o que a Receita está pedindo: um documento, uma explicação ou o pagamento de um valor já lançado. Se for auto de infração, a impugnação deve ser apresentada em 20 dias úteis contados da ciência. Antes de responder, junte os papéis do período citado e passe tudo por um contador. Em empresa pequena de Fátima do Sul, é comum a intimação chegar pela caixa postal do e-CAC e ficar dias sem ninguém abrir.

A ciência eletrônica acontece em até 15 dias, mesmo que ninguém leia a mensagem.
Auto de infração tem prazo de 20 dias úteis para impugnação.
Pedido de documento durante fiscalização traz o prazo no próprio termo.
A multa de ofício parte de 75% do imposto lançado.
Depois da intimação, a correção por conta própria não conta como denúncia espontânea.

O que a intimação está pedindo

Intimação não é sinônimo de cobrança. Muitas vezes a Receita Federal só quer ver livros, notas ou uma explicação sobre a diferença entre o que a empresa declarou e o que clientes, fornecedores ou bancos informaram. Em outros casos o documento já traz um lançamento de ofício, com imposto, juros e multa calculados. Cada tipo pede uma resposta diferente, e por isso o primeiro trabalho é ler até a última página e anotar o período, o tributo e o pedido.

Para quem compra de produtor rural, vende para outros estados ou presta serviço para empresas maiores do Vale do Ivinhema, a divergência pode nascer no cruzamento entre o documento emitido do outro lado e a declaração da empresa. Entender a diferença entre obrigação principal e acessória ajuda a ver se o problema está no imposto ou na informação enviada ao Fisco.

Nem toda intimação vem da Receita. A Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul, a SEFAZ-MS, cuida do ICMS e fala com a empresa pelos canais estaduais, e a Prefeitura Municipal de Fátima do Sul administra o ISS. Esta página trata da intimação federal. As estaduais e municipais seguem a legislação de cada ente, com prazos próprios, mas o roteiro de leitura e organização é parecido.

Como contar o prazo de resposta

O prazo começa na ciência, e não no dia em que alguém abriu a mensagem. Pelo artigo 23 do Decreto 70.235/1972, na intimação por meio eletrônico a ciência ocorre 15 dias depois da data registrada no domicílio tributário eletrônico, ou antes disso, na data em que a empresa consultar a mensagem.

Quando a intimação traz uma exigência, a impugnação deve ser apresentada em 20 dias úteis contados da intimação, como determina o artigo 15 do mesmo decreto, na redação dada pela Lei Complementar 227/2026. Já a intimação para apresentar documentos durante uma fiscalização traz o prazo no próprio termo, e ele precisa ser cumprido ou ter a prorrogação pedida por escrito.

Na prática, vale olhar a data de ciência que aparece no próprio sistema. Se a caixa postal ficou duas semanas sem consulta, a ciência pode já ter acontecido e o prazo já estar correndo, sem que ninguém na empresa saiba.

Passo a passo do que fazer

Registre a data de ciência: é ela que define até quando a empresa pode responder.
Identifique o pedido: documento, esclarecimento ou exigência de pagamento.
Reúna o período citado: notas, livros, declarações entregues, extratos e guias pagas.
Confira se a cobrança procede: compare o que foi declarado com a escrituração e com o que terceiros informaram.
Escolha o caminho: atender ao pedido, pagar ou parcelar o que procede, ou impugnar o que não procede, com argumentos e provas.
Protocole dentro do prazo: pelos canais da Receita Federal, guardando cópia de tudo que foi entregue.

Esse levantamento costuma fazer parte da regularização de empresa, que mapeia o que está em aberto nas esferas federal, estadual e municipal antes de qualquer resposta.

O que acontece se o prazo passar

Quando a exigência não é impugnada a tempo, o valor lançado se torna definitivo na esfera administrativa e segue para cobrança. Nos lançamentos de ofício por falta de pagamento, falta de declaração ou declaração inexata, a multa do artigo 44, inciso I, da Lei 9.430/1996 é de 75% sobre o imposto, além dos juros. Depois vêm a inscrição em dívida ativa e a dificuldade de tirar certidão negativa, o que pesa em financiamento, em venda para órgão público e em contrato com cliente que exige a certidão.

Corrigir a declaração por conta própria depois de intimado também não traz o benefício da denúncia espontânea. O parágrafo único do artigo 138 do Código Tributário Nacional diz que não é espontânea a denúncia apresentada depois do início de procedimento de fiscalização relacionado com a infração.

Erros comuns e documentos para separar

Esperar aviso por e-mail: a ciência eletrônica corre mesmo sem leitura.
Responder sem conferir: números diferentes da escrituração criam uma nova divergência.
Pagar sem verificar: parte do valor pode não ser devida e merecer impugnação.
Documentos: a intimação, as declarações do período, livros contábeis e fiscais, notas de entrada e saída, extratos e comprovantes de pagamento.

Uma rotina de compliance tributário diminui a chance de a mesma divergência voltar no ano seguinte.

Quando vale pedir mais prazo

Na intimação para apresentar documentos durante uma fiscalização, quando o volume é grande ou parte dos papéis está com terceiros, dá para pedir prorrogação por escrito, explicando o motivo. O pedido precisa sair antes do vencimento, e o melhor é protocolar o que já está pronto e indicar o que falta.

Em empresa ligada à lavoura, a intimação às vezes chega em plena colheita, quando quem guarda os documentos passa o dia no campo. Isso não suspende prazo nenhum, mas é motivo para começar a organizar a resposta logo e, se for o caso, pedir a prorrogação a tempo. O prazo de 20 dias úteis da impugnação está na lei e não depende de pedido.

Como a VGR ajuda

Na unidade da VGR em Fátima do Sul, na Rua Marechal Cândido Rondon, 1049, Centro, a intimação é lida junto com você, o período citado é conferido contra a escrituração e a resposta ou a impugnação é preparada com os documentos de suporte. O atendimento pode ser presencial no escritório ou digital, com envio dos arquivos sem deslocamento. Não há promessa de resultado: o compromisso é a análise técnica e a entrega dentro do prazo combinado. Se quiser conversar antes de responder qualquer coisa, procure um contador em Fátima do Sul. Outras situações que pedem um contador estão no índice de situações.

Perguntas frequentes

Intimação da Receita pode chegar por e-mail comum?

A intimação eletrônica oficial é feita no domicílio tributário eletrônico, a caixa postal do e-CAC. Mensagem de e-mail com link ou anexo pedindo pagamento merece desconfiança e deve ser conferida no e-CAC antes de qualquer ação.

Quanto tempo tenho para impugnar um auto de infração?

São 20 dias úteis contados da ciência da intimação, pelo artigo 15 do Decreto 70.235/1972, na redação da Lei Complementar 227/2026.

Se ninguém abrir a caixa postal, o prazo fica parado?

Não. Pelo artigo 23 do mesmo decreto, a ciência acontece 15 dias depois do registro da mensagem no domicílio tributário eletrônico, mesmo sem leitura.

Posso corrigir a declaração depois de intimado e escapar da multa?

A correção pode ser necessária, mas não vale como denúncia espontânea. O artigo 138 do Código Tributário Nacional exclui esse benefício depois do início da fiscalização.

A SEFAZ-MS também intima empresas de Fátima do Sul?

Sim, nos assuntos de ICMS. O canal e o prazo seguem a legislação de Mato Grosso do Sul, e o roteiro é o mesmo: ler, anotar a ciência e separar os documentos.

Preciso de contador para responder à intimação?

A lei não obriga, mas a resposta precisa bater com a escrituração e com as declarações entregues. Uma resposta sem essa conferência costuma abrir uma divergência nova.

Outras situações

Fontes oficiais

Decreto 70.235/1972, Lei 9.430/1996, Código Tributário Nacional, Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul, Prefeitura Municipal de Fátima do Sul

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 18 de outubro de 2026.