Contabilidade atrasada: o primeiro passo para pôr em dia

Comece pelo levantamento: quais meses estão sem escrituração, quais obrigações deixaram de ser entregues e se já existe débito ou intimação. Com esse mapa na mão, resolva primeiro o que tem prazo correndo e depois reconstrua os períodos antigos. Separe extratos, notas fiscais e guias de todo o período atrasado antes da primeira conversa com o contador.

O que a lei exige da empresa

O artigo 1.179 do Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a manter um sistema de contabilidade com escrituração uniforme dos livros, em correspondência com a documentação, e a levantar todo ano o balanço patrimonial e o de resultado econômico. O pequeno empresário de que trata o artigo 970 é dispensado dessas exigências. Na sociedade limitada, o artigo 1.065 manda elaborar inventário, balanço patrimonial e balanço de resultado ao fim de cada exercício.

Além disso, o parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional exige que livros e comprovantes sejam guardados até a prescrição dos créditos tributários a que se referem. Contabilidade atrasada não apaga esse dever, só torna mais difícil cumpri-lo.

Os riscos de deixar como está

O atraso quase sempre vem junto com obrigações não entregues, e cada uma tem a sua multa. Sem escrituração, a empresa não tem balanço para mostrar ao banco ou à cooperativa de crédito, não comprova a distribuição de lucros aos sócios e fica exposta numa fiscalização. Para quem depende de crédito de custeio ou de capital de giro na safra, a falta de balanço pode travar a análise na hora em que o dinheiro mais faz falta.

O artigo sobre contabilidade atrasada e seus riscos detalha cada um deles. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica reunir documentos antigos e mais trabalhoso fica reconstruir cada mês.

Passo a passo para colocar em dia

• Faça o diagnóstico: meses sem escrituração, obrigações pendentes, débitos e intimações.
• Trate primeiro o que tem prazo: intimações e obrigações que vencem agora.
• Reúna os documentos: extratos bancários, notas de entrada e saída, folha e guias pagas.
• Reconstrua os períodos: do mais antigo ao mais recente, conciliando com os extratos.
• Entregue o que faltou: declarações e escriturações em atraso, com as multas que couberem.
• Mantenha a rotina: fechamento todo mês para o atraso não voltar.

A rotina de fechamento contábil mensal é o que impede o problema de se repetir depois que tudo estiver em dia.

O que acontece se o atraso continuar

Obrigação entregue fora do prazo gera multa, mesmo quando o imposto foi pago. Na DCTF, por exemplo, o artigo 7º, inciso II, da Lei 10.426/2002 prevê multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitada a 20%. E se a Receita Federal começar uma fiscalização antes da regularização, a empresa perde a possibilidade de denúncia espontânea, pelo artigo 138 do Código Tributário Nacional.

Erros comuns e documentos para separar

• Escriturar sem conciliar: número que não bate com o extrato não resolve nada.
• Começar pelo passado e esquecer o prazo atual: o que vence agora gera multa nova.
• Jogar documentos fora: eles precisam ficar guardados até a prescrição.
• Documentos: extratos, notas fiscais, folha, guias pagas, declarações já entregues e contrato social.

Como reconstruir um período sem todos os documentos

É comum faltar parte da papelada. O extrato bancário costuma ser o ponto de partida, porque registra toda entrada e saída de dinheiro. A partir dele, procura-se a nota ou o comprovante de cada movimento. Notas emitidas e recebidas podem ser recuperadas nos ambientes eletrônicos dos órgãos, e guias pagas aparecem nos sistemas da Receita Federal, da SEFAZ-MS e da Prefeitura Municipal de Fátima do Sul.

Quando um documento não existe mais, o lançamento precisa de explicação registrada, e o caso pede cuidado, porque a escrituração tem de corresponder à documentação. Um período reconstruído com ressalvas claras vale mais do que números ajustados só para fechar a conta.

Pôr a contabilidade em dia também é a hora de corrigir a causa do atraso. Em geral ela é a falta de um caminho fixo para os documentos chegarem ao contador todo mês. Definir esse caminho, com data de corte e um responsável na empresa, é o que impede o problema de voltar na próxima safra.

Quanto tempo de atraso dá para recuperar

Não existe um limite fixo para reconstruir a escrituração, mas o esforço cresce com o período parado e com a quantidade de documentos perdidos. Uma empresa com dois anos parados e extratos completos costuma ser mais simples do que outra com seis meses e nenhum papel guardado. Por isso o diagnóstico inicial é o que permite estimar o trabalho com honestidade.

Como a VGR ajuda

A unidade da VGR em Fátima do Sul faz o diagnóstico do atraso, reconstrói a escrituração e entrega o que ficou pendente, como parte da regularização de empresa. O atendimento pode ser no escritório da Rua Marechal Cândido Rondon, 1049, Centro, com os documentos chegando depois pela rotina digital. O prazo depende do período parado e dos documentos disponíveis, e não há promessa de data antes do levantamento. Para começar pelo diagnóstico, fale com o escritório contábil em Fátima do Sul. Outros casos estão no índice de situações.

Outras situações

• Perdi o prazo de entrega de declaração
• Recebi intimação da Receita Federal
• Sócio quer sair da empresa
• Empresa excluída do Simples Nacional
• Vender imóvel rural: imposto e prazo

Fontes oficiais

Código Civil, Código Tributário Nacional, Lei 10.426/2002

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em outubro de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino em 18 de outubro de 2026.