Apuração de impostos: o passo a passo do cálculo

Apurar imposto não é aplicar um percentual sobre o faturamento. É reunir os documentos, classificar cada operação, separar o que é tributado do que não é, segregar receitas por atividade, abater créditos e retenções e só então calcular. Quando a guia chega diferente do esperado, a explicação quase sempre está em uma dessas etapas, e não em mudança de lei.

A base parte dos documentos fiscais, não do valor recebido em conta.
Devoluções, cancelamentos e transferências não são receita tributável.
Receitas de atividades distintas precisam ser segregadas.
Créditos e retenções abatem o valor devido e exigem controle.
A alíquota efetiva difere da alíquota nominal da faixa.

O que entra e o que não entra na base

Entram as receitas de venda de mercadoria e de prestação de serviço, conforme os documentos emitidos no período. Ficam de fora as devoluções, os cancelamentos e as transferências entre contas da própria empresa.

Empresa que trata o depósito bancário como receita erra nos dois sentidos: inclui o que não é receita e deixa de incluir a venda a prazo que ainda não foi recebida.

É por isso que a apuração se baseia em documento fiscal. O extrato serve para conciliar e para confirmar que nada ficou de fora, mas não é o ponto de partida do cálculo.

Competência e caixa

A regra geral é apurar por competência, considerando a venda quando ela ocorre. Em situações previstas em lei é possível adotar o regime de caixa, considerando o recebimento, o que tem efeito relevante em empresa que vende parcelado. A opção precisa ser formalizada e não pode variar mês a mês.

A segregação de receitas

Empresa que exerce mais de uma atividade precisa separar cada receita e aplicar o tratamento correspondente. No Simples, isso significa anexos diferentes. No Lucro Presumido, percentuais de presunção distintos.

Somar tudo no tratamento mais pesado por comodidade é comum e caro, e o inverso, somar no mais leve, gera passivo. Nos dois casos a guia sai normalmente e ninguém percebe.

A segregação depende de o cadastro de produtos e serviços estar correto e de as notas serem emitidas com a classificação certa, o que liga esse tema diretamente ao trabalho de organização do cadastro.

Etapas da apuração de impostos, o que se faz em cada uma e o erro típico
Etapa	O que é feito	Erro típico
Coleta	Reunir notas de saída e entrada	Nota de serviço municipal esquecida
Exclusões	Retirar devoluções e cancelamentos	Base inflada
Segregação	Separar receitas por atividade	Tudo no anexo mais caro
Créditos	Aplicar créditos de entrada	Cadastro impede o crédito
Retenções	Abater o retido pelos clientes	Comprovante não controlado
Cálculo	Aplicar a alíquota efetiva	Uso da alíquota nominal

Créditos e retenções

No comércio e na indústria, as entradas tributadas podem gerar crédito a ser abatido do débito das saídas. O aproveitamento depende de o cadastro do produto estar correto e de a nota de entrada ter sido escriturada.

Na prestação de serviço, o que aparece são as retenções feitas pelo tomador pessoa jurídica: imposto de renda na fonte, CSLL, PIS, Cofins, ISS e, na cessão de mão de obra, a contribuição previdenciária.

Essas retenções são antecipação e abatem o valor devido. Prestador que atende cooperativas e indústrias da região acumula valores relevantes, e quem não guarda os comprovantes simplesmente perde.

Alíquota nominal e alíquota efetiva

No Simples, a tabela de cada anexo traz uma alíquota nominal e uma parcela a deduzir. O cálculo correto multiplica a receita dos últimos doze meses pela alíquota nominal, subtrai a parcela a deduzir e divide pela mesma receita, chegando à alíquota efetiva.

A efetiva é sempre menor que a nominal, e é ela que se aplica sobre o faturamento do mês. Empresário que olha a tabela e usa o percentual da faixa superestima o que paga.

O outro efeito é que subir de faixa não encarece tudo de uma vez, porque a parcela a deduzir amortece o degrau. É uma crença comum que já fez empresa evitar crescer sem necessidade.

O que fica fora da guia unificada

Mesmo no Simples, o ICMS por substituição tributária, o diferencial de alíquota nas compras interestaduais e o ISS retido pelo tomador seguem caminho próprio. Considerar que a guia cobre tudo é a origem mais comum de débito acumulado no comércio da região.

A conferência final

Antes de recolher, vale comparar a apuração com o mês anterior e explicar a variação. Diferença sem causa identificada costuma ser erro, e é muito mais barato encontrar antes do pagamento.

Também vale conferir as notas emitidas segundo o sistema da empresa contra o que consta no ambiente oficial, porque é esse cruzamento que o Fisco faz e é dele que nascem as inconsistências.

Com essas duas conferências feitas todo mês, a apuração deixa de ser fonte de surpresa. É a rotina que a VGR, escritório contábil em Fátima do Sul, mantém em contabilidade fiscal e tributária.

Perguntas frequentes

A apuração parte do faturamento depositado?

Não. Parte dos documentos fiscais emitidos no período. O depósito não distingue receita tributável de transferência e a venda a prazo gera receita antes de o dinheiro entrar, então o extrato serve para conciliar, não para apurar.

Devolução de venda entra na base?

Não. Devoluções, cancelamentos e transferências entre contas da própria empresa não compõem a receita tributável. Incluí-los infla a base e faz a empresa recolher sobre valor que não é faturamento.

O que é segregação de receitas?

É separar as receitas de cada atividade exercida e aplicar o tratamento correspondente, com anexos diferentes no Simples ou percentuais de presunção distintos no Lucro Presumido. Somar tudo no tratamento mais pesado é comum e caro.

Como funcionam as retenções na apuração?

As retenções feitas pelo tomador pessoa jurídica são antecipação e abatem o valor devido pela empresa. Exigem controle dos comprovantes, porque chegam líquidas no extrato e a falta de aproveitamento não é percebida.

Qual a diferença entre alíquota nominal e efetiva?

A nominal é a da faixa na tabela. A efetiva resulta de multiplicar a receita de doze meses pela nominal, subtrair a parcela a deduzir e dividir pela mesma receita. Ela é sempre menor e é a que se aplica ao faturamento do mês.

Subir de faixa no Simples encarece tudo?

Não. A parcela a deduzir amortece o degrau, então a progressão é suave. A crença contrária já fez muita empresa evitar crescer sem necessidade real.

O que fica fora da guia do Simples?

O ICMS devido por substituição tributária, o diferencial de alíquota nas compras interestaduais e o ISS retido pelo tomador. Considerar que a guia unificada cobre tudo é a origem mais comum de débito acumulado no varejo.

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Fontes oficiais

Receita Federal do Brasil, Portal do Simples Nacional

Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em agosto de 2026. Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.