Documentos que a empresa deve enviar ao contador todo mês
A qualidade da contabilidade depende do que chega ao escritório, e não do esforço de quem escritura. Toda despesa sem documento vira lucro tributável, toda movimentação sem extrato vira pergunta e todo mês entregue em cima da hora vira risco de multa. A lista do que enviar é curta e cabe numa rotina de quinze minutos por semana. Em Fátima do Sul, onde muita empresa é conduzida pelo próprio dono, é justamente essa rotina que separa a empresa organizada da que vive apagando incêndio.
- Extrato bancário completo de todas as contas é o documento mais importante do mês.
- Notas de entrada e de saída precisam chegar mesmo quando já são eletrônicas.
- Despesa sem documento não pode ser deduzida e vira base tributável.
- Movimentação da empresa na conta pessoal do sócio dobra o trabalho e gera erro.
- Documentos fiscais e trabalhistas têm prazos de guarda distintos e longos.
O que enviar todo mês, sem exceção
A base da escrituração mensal é curta. Extratos bancários completos de todas as contas da empresa, incluindo conta corrente, aplicação, conta de pagamento e maquininha de cartão. Notas fiscais emitidas no período. Notas fiscais de compra e de serviços tomados. Comprovantes de despesas pagas. E, se houver empregados, as informações de folha, ponto, admissões, afastamentos e desligamentos.
Extrato é o documento mais importante de todos, e é o que mais falta. Ele é o espelho do que realmente aconteceu, e é a partir dele que a contabilidade identifica receita não informada, despesa esquecida e movimentação que ninguém lembrava.
Extrato parcial ou apenas de uma das contas produz escrituração incompleta. Se a empresa tem três contas e envia uma, a contabilidade retrata um terço da realidade.
Cartão, maquininha e meios de pagamento
As vendas por cartão e por meios digitais precisam ser conciliadas entre o valor bruto vendido, a taxa cobrada pela operadora e o líquido depositado. Enviar só o extrato bancário mostra o líquido, e o bruto é o que compõe a receita. Sem os relatórios da operadora, a receita fica subdeclarada, e esse é exatamente um dos cruzamentos que a fiscalização faz.
Nota eletrônica também precisa ser enviada
Existe a ideia de que, sendo eletrônica, a nota já chega sozinha ao contador em Fátima do Sul. Em parte é verdade para determinadas notas, que podem ser capturadas nos ambientes oficiais, mas não vale para tudo.
Notas de serviço emitidas por sistemas municipais, notas recebidas de fornecedores de outros municípios, documentos de transporte e recibos não seguem o mesmo caminho. E mesmo as capturáveis precisam ser confirmadas, porque nota cancelada, denegada ou emitida em contingência exige tratamento próprio.
A regra prática que funciona: se gerou dinheiro entrando ou saindo, envie o documento. É mais barato enviar em duplicidade do que descobrir a falta em abril.
| Documento | Frequência | Por que importa |
|---|---|---|
| Extratos de todas as contas | Mensal | Base da escrituração e da conciliação |
| Notas fiscais emitidas | Mensal | Compõem a receita apurada |
| Notas de compra e serviços tomados | Mensal | Custo, despesa e crédito de imposto |
| Relatórios das operadoras de cartão | Mensal | Separam receita bruta de valor líquido |
| Folha, ponto e eventos de pessoal | Mensal | Encargos e obrigações no prazo |
| Contratos e aditivos | Quando houver | Sustentam o registro contábil |
| Inventário de estoque | Anual | Custo da mercadoria vendida |
Despesa sem documento vira imposto
Este é o ponto que mais custa dinheiro e o mais fácil de resolver. Uma despesa paga sem nota, sem recibo ou sem contrato não pode ser deduzida. Na prática, o valor gasto continua saindo do caixa, mas é tratado como se fosse lucro, e sobre ele incide imposto.
É comum em pagamento a autônomo sem recibo, compra de material sem nota, combustível pago sem cupom em nome da empresa e serviço contratado no boca a boca. Cada um desses gastos, somado ao longo do ano, forma uma base tributável que não deveria existir.
A solução não é complicada: exigir documento em nome da empresa, com CNPJ, em todo pagamento. Fornecedor que não emite documento cobra mais barato apenas na aparência, porque a diferença volta em imposto.
Separar a conta da empresa da conta do sócio
Movimentar a empresa pela conta pessoal é a origem de metade dos problemas de escrituração em empresa pequena. Cada lançamento precisa ser identificado manualmente, despesa pessoal se mistura com despesa da empresa e receita da empresa depositada na conta do sócio some da apuração.
Além do trabalho, existe o efeito jurídico. Em sociedade limitada, a separação patrimonial pode ser afastada judicialmente quando há confusão entre as contas, e é exatamente isso que essa prática configura.
Uma conta bancária exclusiva da empresa, com pró-labore transferido em data definida para a conta pessoal, resolve os dois problemas de uma vez e não custa nada.
O que enviar uma vez por ano
Alguns documentos não são mensais mas são indispensáveis no fechamento. O inventário de estoque na data de encerramento, essencial para apurar o custo da mercadoria vendida em comércio e indústria. A relação de bens do ativo com data de aquisição e valor. Os contratos de financiamento e empréstimo com os respectivos saldos.
Entram também as informações sobre distribuição de lucros realizada no ano, os saldos de contas a receber e a pagar e as informações patrimoniais dos sócios que se relacionam com a empresa.
Quando esses itens chegam junto com o fechamento, o balanço sai no prazo. Quando faltam, o balanço fica pendente e a empresa descobre a falta no momento em que o banco pede o documento.
Comunicar antes, não depois
Contratação de empregado, abertura de filial, mudança de endereço, entrada ou saída de sócio, novo tipo de operação e venda de bem do ativo precisam ser comunicados antes de acontecer, não no fechamento do mês. Vários desses eventos têm obrigação com prazo próprio que vence antes da folha, e avisar depois significa multa que já não dá para evitar.
Quanto tempo guardar
Os prazos de guarda são longos e diferentes conforme a natureza do documento. Documentos fiscais acompanham o prazo de fiscalização dos tributos, que se conta em anos e varia conforme o caso. Documentos trabalhistas e previdenciários exigem guarda ainda maior, porque alcançam a comprovação de tempo de contribuição do trabalhador.
A digitalização ajuda, desde que preserve a integridade e a legibilidade do documento. Guardar em nuvem organizada por ano e por tipo é mais seguro que caixa em depósito, e permite responder a uma notificação em horas em vez de dias.
Vale lembrar que os livros e documentos são da empresa, e não do escritório contábil. Em uma eventual troca de contador, eles devem ser transferidos integralmente, o que é parte normal do processo de trocar de contador.
Perguntas frequentes
Qual o documento mais importante para enviar ao contador?
O extrato bancário completo de todas as contas da empresa. Ele é o espelho do que realmente aconteceu no período, e é a partir dele que se identifica receita não informada, despesa esquecida e movimentação não documentada.
Se a nota é eletrônica, preciso enviar mesmo assim?
Sim. Parte das notas pode ser capturada nos ambientes oficiais, mas notas de serviço municipais, documentos de fornecedores de outros municípios, documentos de transporte e recibos não seguem esse caminho. E as capturáveis ainda exigem confirmação de status.
O que acontece com a despesa paga sem documento?
Ela não pode ser deduzida. O valor continua saindo do caixa, mas o resultado é apurado como se aquele gasto não existisse, e sobre ele incide imposto. Somadas ao longo do ano, essas despesas formam base tributável indevida.
Por que preciso enviar o relatório da maquininha de cartão?
Porque o extrato bancário mostra apenas o valor líquido depositado, já descontada a taxa da operadora, enquanto a receita a declarar é o valor bruto vendido. Sem o relatório, a receita fica subdeclarada, e esse é um dos cruzamentos feitos pela fiscalização.
Posso usar a conta pessoal para a empresa?
Não é recomendável. Além de dobrar o trabalho de escrituração e fazer despesas legítimas se perderem, a confusão entre as contas é justamente o que permite afastar judicialmente a separação patrimonial em uma sociedade limitada.
O que precisa ser comunicado ao contador antes de acontecer?
Contratação de empregado, abertura de filial, mudança de endereço, entrada ou saída de sócio, novo tipo de operação e venda de bem do ativo. Vários desses eventos têm obrigação com prazo próprio que vence antes do fechamento da folha.
Por quanto tempo devo guardar os documentos?
Os prazos são longos e variam conforme a natureza. Documentos fiscais acompanham o prazo de fiscalização dos tributos e os trabalhistas e previdenciários exigem guarda ainda maior, por alcançarem a comprovação de tempo de contribuição. A digitalização é aceita quando preserva integridade e legibilidade.
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Fontes oficiais
Receita Federal do Brasil, Conselho Federal de Contabilidade, Portal do eSocial
Material informativo, não substitui a análise do seu caso. Atualizado em . Revisão técnica de Vagner Aparecido Florentino.